Så lyckas ni med implementationen
av ert nya affärssystem
1. Säkerställ hög datakvalitet från start
Det är lätt att underskatta hur mycket dålig datakvalitet kan sabotera ett nytt system. Felaktiga kundregister, dubbletter, gamla artikelnummer eller inkonsekvent bokföring – allt detta följer med över till det nya systemet om ni inte städar upp först. Och när systemet väl är live blir det både dyrare och krångligare att rätta till.
Börja därför rensa, strukturera och kvalitetssäkra era register tidigt i processen. Det kan kännas som ett tråkigt förarbete, men det är en av de viktigaste framgångsfaktorerna för hela projektet. Att migrera ren, korrekt data från början ger er en solid grund att bygga vidare på.
2. Avsätt tillräckligt med interna resurser
En klassisk miss är att tro att implementationen kan ske ”på sidan av” ordinarie arbete. I verkligheten kräver ett systembyte rejält med tid och fokus från era nyckelpersoner. Om personalen samtidigt ska hålla i den löpande verksamheten kommer något att halka efter – och oftast är det implementationsprojektet.
Se till att frigöra tid för de medarbetare som behöver vara involverade. Utse en dedikerad projektledare med tydligt mandat och befogenhet att driva arbetet framåt. Helst någon med tidigare erfarenhet av liknande projekt, som vet vilka utmaningar som brukar dyka upp och hur man hanterar dem. Rätt team och rätt projektledning är helt avgörande för att ni ska nå i mål.
3. Prioritera en grundlig testfas
Ingenting är så kostsamt som att upptäcka kritiska fel först när systemet är i drift. Då står hela organisationen still medan ni försöker felsöka under tidspress. Därför är en ordentlig testfas guld värd.
Testa inte bara enskilda funktioner – kör igenom hela arbetsflöden från start till mål. Från offert till order till faktura till betalning. Från inköp till godsmottagning till bokföring. Involvera användare från olika avdelningar så att ni får ett brett perspektiv på hur systemet faktiskt kommer att användas i praktiken. En detaljerad och användarnära testfas minimerar risken för överraskningar och ökar dessutom acceptansen hos slutanvändarna. När de varit med och testat känns systemet bekant när det går live.
4. Fokusera på förändringsledning och utbildning
Ett nytt ekonomisystem betyder nästan alltid förändrade arbetsprocesser. Det som tidigare tog fem klick tar nu tre – men i en annan meny. Rapporter ser annorlunda ut. Kanske måste vissa rutiner göras om helt.
Om ni inte förbereder organisationen på dessa förändringar riskerar ni motstånd, frustration och att systemet inte används som det är tänkt. Satsa därför på tydlig kommunikation tidigt i processen. Förklara varför ni byter system, vad det kommer att innebära för olika roller och vilka fördelar det ger.
Ta fram en rejäl utbildningsplan och se till att alla får den träning de behöver. Det kan också vara värt att identifiera interna ambassadörer – eldsjälar som brinner för det nya systemet och kan stötta sina kollegor när det krånglar. Förändringsledning är inte en nice-to-have, det är en kritisk framgångsfaktor.
5. Kartlägg och planera integrationer
Här snubblar många. Det nya ekonomisystemet ska ju inte leva i ett vakuum – det behöver prata med ert CRM, kanske ett lönesystem, eventuellt ett lagerhanteringssystem, och så vidare. Integrationer är ofta mer komplexa än man tror, och de kan snabbt bli en kostnadsdrivare om ni inte har koll på dem från början.
Kartlägg alla integrationsbehov tidigt. Vilka system ska hänga ihop? Vilken data behöver flöda mellan dem? Hur ofta? Ha tät dialog med alla berörda leverantörer och var tydliga med era krav. Och försök undvika onödiga specialanpassningar – ju mer ni bygger unikt desto mer underhåll krävs framöver.
Ytterligare tips för en lyckad implementation
Håll er till leverantörens projektmodell. De flesta erfarna leverantörer har en beprövad metodik för implementationer. Den är framtagen och finslipats baserat på hundratals tidigare projekt. Om ni börjar koka en egen soppa ökar risken för att ni missar viktiga steg eller skapar onödiga stopp i processen.
Anpassa processer till systemet – inte tvärtom. Det är frestande att vilja ha kvar exakt de arbetsflöden ni har idag. Men moderna ekonomisystem är byggda utifrån best practice inom branschen. Om ni anpassar systemet för mycket hamnar ni med en lösning som är krånglig att underhålla och uppgradera. Oftast är det smartare att anpassa era processer till hur systemet är tänkt att användas.
Genomför löpande riskanalyser. Vad kan gå fel? Har vi rätt kompetens i teamet? Är budgeten realistisk? Finns det tekniska beroenden vi inte har tänkt på? Identifiera riskerna tidigt och ha en plan för hur ni ska hantera dem om de blir verklighet.
Lär av andra. Ni är inte först med att byta ekonomisystem. Använd er av best practice och benchmarking från liknande organisationer. Vilka misstag gjorde de? Vad skulle de gjort annorlunda? Att lära av andras erfarenheter kan spara er både tid och pengar.
Kommunicera öppet och regelbundet. Håll hela organisationen informerad om var ni är i processen. Vad som går bra, vad som är utmanande, när olika delar kommer att påverka olika team. Transparens skapar förtroende och förståelse, även när saker skaver.
Checklista: Glöm inte det här
Inför projektstart
Börja med en grundlig behovsanalys. Vad ska systemet faktiskt kunna göra? Vilka processer ska det stödja? Involvera alla berörda avdelningar så att ni får med alla perspektiv. Dokumentera bristerna i ert nuvarande system och era framtida behov.
Sätt ihop ett projektteam där både ekonomi och IT är väl representerade. Utse en projektledare med tydligt mandat att driva projektet. Skapa en realistisk tidsplan med tydliga milstolpar – och lägg på lite marginal, för något kommer garanterat att ta längre tid än planerat.
Fastställ och förankra budgeten för hela projektet. Kom ihåg att räkna in tiden för er egen personal, inte bara externa kostnader för licenser och konsulter.
Under implementationen
Städa och kvalitetssäkra all data innan ni börjar migrera. Dokumentera vilka integrationer ni behöver och håll löpande dialog med leverantörer om vad som är möjligt och vad som kräver anpassningar.
Testa hela arbetsflöden, inte bara enskilda funktioner. Kolla så att säkerheten och dataskyddet lever upp till era krav. Ha en tydlig backup- och återställningsplan på plats.