Flaskhalsar i ekonomiprocesser – 5 vanligaste och hur du löser dem
Automatisera ekonomiprocesser
William Johansson
William är Business Development manager på Visma Software.
Under det senaste året har vi på Visma träffat hundratals ekonomichefer och CFO:er. Bilden är konsekvent: mer än hälften av ekonomiteamets tid går till manuellt, repetitivt arbete. Samtidigt uppger 54 % av ekonomicheferna att de inte hinner med affärsutveckling och analys. Det är inte ett resursproblem. Det är ett processproblem.
Jag brukar kalla det flaskhalsar. Punkter i ekonomiflödet där arbete saktar ner, fastnar eller dubbleras och där det kostar mer än de flesta inser. I den här artikeln går jag igenom de fem vanligaste, vad de faktiskt kostar och hur man bygger bort dem.
”Det handlar inte om att folk jobbar fel.
Det handlar om att processerna är designade för en verksamhet som inte längre finns.”
Flaskhals 1: Fakturahantering som är personberoende
Fakturahantering är, enligt vår erfarenhet, den största tidstjuven på de flesta ekonomiavdelningar. Hela 47 % anger det som sin mest tidskrävande uppgift. Men problemet är sällan fakturornas volym. Det är hur processen är uppbyggd.
Otydliga matchningsregler. Attestflöden som beror på vem som är på plats. Manuell kontering av fakturor som ser likadana ut varje månad. Allt detta skapar onödig friktion – och gör processen sårbar.
En väldesignad fakturaprocess kännetecknas av tre saker: tydliga matchningsregler, förutsägbar attest och minimal manuell handpåläggning. När det är på plats kan systemet sköta jobbet. Fakturan matchas mot inköpsorder och varumottagning, och om allt stämmer bokförs den direkt. Ekonomiavdelningen hanterar undantagen, inte regeln.
Flaskhals 2: Bokslutet som aldrig är klart i tid
Bokslut är sällan ett problem i sig. Problemet är att bokslutsarbetet inte sker löpande.
I många organisationer byggs ett puckelberg av manuella periodiseringar, oavstämda konton och datapunkter utspridda i olika filer och sedan hanteras allt i en intensiv period med övertid. Det är reaktivt, stressigt och onödigt.
I en välbyggd process är bokslutet en kontroll, inte ett projekt. Periodiseringar och avskrivningar sker löpande och automatiskt. Realtidsdata innebär att siffrorna alltid är aktuella. Det enda som återstår vid månadsskiftet är att verifiera – inte att producera.
“En bra fråga att ställa sig är: När fick vår ekonomifunktion senast en hel vecka utan en enda arbetstoppsituation?
Svaret säger allt om hur processerna är byggda.”
Flaskhals 3: Rapporter som tas fram, inte finns tillgängliga
Det är ett vanligt mönster: ekonomiteamet lägger en eller flera dagar i veckan på att samla ihop data, exportera till Excel och bygga rapporter. Sedan ska de analysera samma data, men då är inte sällan veckan redan slut.
Det är ett tecken på att rapporteringsprocessen är felbyggd. Rapporter ska inte tas fram, de ska redan finnas.
När all data finns i ett gemensamt system kan lönsamhet följas i realtid, per kund, projekt eller affärsenhet. Analys sker direkt, utan manuellt förarbete. Det frigör den tid som egentligen borde läggas på strategiska slutsatser.
Flaskhals 4: Manuella avstämningar som skapar onödig oro
Bankavstämningar görs fortfarande manuellt i en stor andel av de företag vi träffar. Inte för att det är nödvändigt, utan för att det alltid har gjorts så.
Problemet med manuella avstämningar är att avvikelser upptäcks i efterhand. Ibland veckor senare. Då är det svårare att spåra ursprunget och risken för fel, eller i värsta fall bedrägeri ökar.
Med automatiserad bankmatchning och regelbaserad hantering sker avstämning löpande. Avvikelser flaggas direkt, inte vid nästa månadsavstämning. Processen blir förebyggande istället för korrigerande.
Flaskhals 5: Dubbelregistrering och manuell datainmatning
Dubbelregistrering, att samma information matas in i flera system, är ett av de tydligaste tecknen på en process som inte är designad för hur verksamheten faktiskt ser ut idag.
Det är sällan ett användarfel. Det är ett system- och processfel. Och det kostar mer än de flesta inser: tid, felrisk och en organisation som tappar sammanhang mellan ekonomi, logistik och lager.
I en central datamodell registreras information en gång och slår igenom i alla relevanta delar av systemet i realtid. Det är inte en lyx, det är grundläggande infrastruktur för en fungerande ekonomiprocess.
Vad kostar flaskhalsar i ekonomiprocesser egentligen?
Den verkliga kostnaden för manuella processer är inte lönen för de timmar som läggs. Det är den strategiska tid som aldrig blir av.
När mer än hälften av ekonomiteamets tid går till repetitivt arbete finns det lite utrymme kvar för analys, styrning och affärsutveckling. Det innebär att organisationen fattar beslut baserade på gammal data, missar möjligheter och är långsammare att reagera än konkurrenterna.
81 % av ekonomicheferna vi pratar med anger att deras system behöver bytas ut inom tre år. Drivkraften är inte att byta system för sakens skull. Det handlar om att frigöra kapacitet och göra ekonomiavdelningen till en aktiv del av verksamhetsstyrningen, inte en administrativ funktion.
Så automatiserar du bort flaskhalsarna – tre principer
Organisationer som lyckas bygga bort flaskhalsarna gör det sällan genom att bara byta system. Det handlar om att tänka rätt kring tre saker:
- Automation med syfte. Man automatiserar inte allt, man automatiserar rätt steg i rätt process. Resultatet är att administration kan minska med upp till 40 % och detta utan att kontrollen minskar.
- Datacentralisering. All relevant data i ett gemensamt flöde. Det möjliggör analys och styrning utan manuellt förarbete och skapar det sammanhang som behövs för bra beslut.
- Skalbarhet. Processer som håller när verksamheten växer. Administration ska inte bli en bromskloss, den ska vara osynlig. Forskning visar att rätt systemstöd kan öka produktiviteten med upp till 30 %.
Det är när alla tre är på plats som tekniken verkligen gör sitt jobb.
“De bästa ekonomiavdelningarna jag jobbat med har en sak gemensamt: de spenderar sin tid på att tolka siffror, inte på att producera dem.”
Ekonomiavdelningen ska driva verksamheten framåt
Problemet med flaskhalsar är att de normaliseras. De har alltid funnits, så de uppfattas inte som ett problem bara som en del av jobbet.
Men den dolda kostnaden är stor. Och lösningen börjar inte med att anställa fler eller jobba hårdare. Den börjar med att se hur arbetet är organiserat och var det fastnar.
En välbyggd ekonomiprocess är inte märkbar. Den bara fungerar. Och när den fungerar kan ekonomiavdelningen göra det den borde göra: analysera, ge underlag och bidra till att verksamheten växer på rätt sätt.
Visma Net – byggt i molnet för att förebygga flaskhalsar
Visma Net är ett modernt, molnbaserat affärssystem, som kontinuerligt utvecklas för att eliminera de flaskhalsar du läst om i den här artikeln. Automatiserad fakturahantering, realtidsrapportering, löpande bankavstämningar och skalbar processdesign. Allt i ett sammanhängande system som växer med din verksamhet.
Eftersom systemet lever i molnet levereras förbättringar löpande utan att du behöver planera ett nytt implementationsprojekt varje gång.