De flesta utvärderingar av ERP-system fastnar.
Så kommer ni vidare i beslutsprocessen
EXPERTTIPS
Jonas Holmberg
Jonas Holmberg arbetar med affärssystem, ekonomi och verksamhetsutveckling med fokus på att hjälpa företag skapa stabila och skalbara processer. Han har lång erfarenhet av att analysera nuläge, identifiera flaskhalsar och guida organisationer genom tidiga ERP-utvärderingar. Jonas kombinerar ett strukturerat arbetssätt med förmågan att göra komplexa frågor begripliga för både ekonomi, IT och ledning.
”Osäkerhet bromsar fler ERP-beslut än funktioner.
Klargör processen så släpper mycket av trycket.”
Det är vanligt att organisationer inleder en dialog om sitt affärssystem och snabbt ser att vissa arbetssätt inte längre fungerar optimalt. Rapporteringen tar längre tid. Mer data behöver kontrolleras manuellt. Integrationerna kräver fler insatser. Trots detta stannar många ERP-utvärderingar av innan man hinner skapa ett tydligt beslutsunderlag.
Den här guiden hjälper dig som vill driva processen framåt att förstå varför utvärderingar fastnar samt vad ni kan göra för att skapa en strukturerad och framkomlig väg framåt. Du får en genomgång av tydliga signaler, praktiska arbetssätt och en checklista som stöd i den interna processen.
Sju tydliga signaler på att det är dags att utvärdera ert affärssystem
Behovet av att utvärdera ett ERP-system uppstår sällan på grund av ett enskilt problem. I stället visar det sig genom ett antal återkommande utmaningar som gradvis påverkar tempo, kvalitet och effektivitet. När rapportering kräver allt fler manuella steg är det ett tydligt tecken på att systemet inte längre levererar det stöd verksamheten behöver. Om ekonomiavdelningen eller andra nyckelfunktioner förlitar sig på Excel för att få ihop siffror eller avstämningar är det ofta början på en större systemförslitning.
Det gäller också när datakvaliteten sjunker. Om poster måste korrigeras regelbundet eller om information inte är konsekvent mellan moduler ökar risken för felbeslut. Känsliga integrationer som ofta behöver justeras eller övervakas är ytterligare ett tecken på att systemets arkitektur inte håller jämna steg med verksamhetens komplexitet.
Ett av de mest underskattade tecknen är när medarbetare skapar egna flöden utanför ERP-systemet. Det kan börja med “tillfälliga lösningar” men blir snabbt en parallell miljö. När systemet inte längre är navet för det dagliga arbetet är det dags att titta närmare på alternativen. Dessa signaler visar inte att systemet måste bytas direkt. Men de visar att en utvärdering är nödvändig.
Sju tydliga signaler att använda i intern dialog
- Rapportering tar längre tid än tidigare
→ Månadsbokslut kräver manuella extrakt och Excel.
Nyckelfråga: Hur mycket av rapporteringen görs utanför systemet - Datan är svår att lita på
→ Korrigeringar, dubbla register och felaktiga poster.
Effekt: Långsammare beslut och sämre kvalitet - Processerna kräver speciallösningar
→ Arbetssätt sker i Excel, dokument eller manuella steg - Integrationerna kräver allt mer tid
→ Känsliga flöden som ofta behöver justeras eller felsökas - Automatisering saknas i kritiska flöden
→ Onödiga manuella moment i ekonomi, logistik eller rapportering - Systemet skalar inte med verksamheten
→ Nya marknader eller bolag gör systemet instabilt eller svårhanterligt - Teamet löser vardagsproblem utanför ERP
→ Excel blir navet. Systemet används inte som primär plattform
Varför ERP-beslut ofta drar ut på tiden även när signalerna är tydliga
Många organisationer väntar länge med att utvärdera ett nytt ERP-system trots att behoven är tydliga. Orsaken är sällan brist på insikt utan snarare att processen upplevs som stor, komplex och krävande. Ett ERP-byte påverkar många delar av verksamheten och utan tydlig struktur kan frågetecken snabbt bli bromsklossar.
En vanlig orsak till att ERP-frågor fastnar är att flera ansvarsområden berörs samtidigt: ekonomi, logistik, IT, ledning och ibland även externa partners. När ingen har ett tydligt mandat att driva frågan riskerar processen att tappa fart. Samtidigt uppstår ofta en önskan att utreda allt innan man går vidare. Det leder till omfattande research, detaljerade jämförelser och många interna diskussioner långt innan de viktigaste frågorna är definierade.
Ett annat skäl handlar om behovet av trygghet. Organisationer vill förstå hur arbetssätt påverkas och hur mycket tid som krävs innan de tar nästa steg. Om dessa frågor är otydliga är det naturligt att arbetet bromsar.
Nyckeln är att strukturera utvärderingen i mindre delar och synliggöra var oklarheterna finns. Det gör beslutsprocessen mer hanterbar och minskar risken för att arbetet stannar av.
Så förebygger ni osäkerhet och otydlighet i ERP-utvärderingen
När organisationer avvaktar med att utvärdera ett ERP-system beror det ofta på osäkerhet kring påverkan på arbetssätt, tid, resurser eller valet av leverantör. Detta är normala frågor i en större förändringsprocess och de går att hantera tidigt.
Det första steget är att skapa tydlighet i nuläget. Genom att samla konkreta exempel på ineffektiva flöden, återkommande undantag och arbetsmoment som inte stöds av systemet blir det enklare att se vad som faktiskt behöver förbättras. Det skapar trygghet och minskar upplevelsen av att utvärderingen kommer för tidigt.
Det andra steget är att avgränsa processen. I stället för att försöka förstå hela marknaden eller alla system direkt är det bättre att börja med en fokuserad analys, till exempel av ekonomiflöden, integrationer eller rapporteringsbehov. Det gör processen mer hanterbar och minskar risken för att organisationen fastnar i detaljer.
Det tredje steget är att säkerställa trygghet i samarbetet med potentiella leverantörer. Be dem visa exempel på liknande projekt, beskriva implementationens upplägg och förklara hur de stöttar teamet under övergången. Detta ger en tydligare bild av vad ni kan förvänta er och gör det enklare att bedöma kvaliteten hos både system och partner.
Konkreta sätt att minska osäkerhet och skapa trygghet
Synliggör osäkerheter innan de bromsar processen
- Bjud in till ett kort möte med frågan: “Vilka delar behöver vi förstå bättre”
- Sortera frågorna efter: val, leverantör, implementation, resurser, tid
Avgränsa utvärderingen till ett första steg
- Nulägesanalys
- Processkartläggning
- Ekonomiflödesgenomgång
- Integrationsinventering (Små steg. Låg risk. Snabbare framdrift)
Säkra leverantörstrygghet tidigt
- Referenser från liknande verksamheter
- Exempel på implementationstidslinjer
- Beskrivning av hur teamet stöttas under hela processen
Skapa interna förutsättningar att hinna
- Identifiera vilka moment som kan pausas
- Fördela ansvar för operativa uppgifter
- Skapa en tydlig veckostruktur där utvärdering och drift balanseras
Skapa ett utrymme att utforska utan att behöva fatta beslut
- Tydliggör att utvärdering inte är samma sak som byte
- Detta minskar press och ökar deltagande
Checklista
Är ni redo att gå vidare i ERP-utvärderingen
Signalcheck
- Rapporteringen tar längre tid
- Teamet använder allt mer Excel
- Datan kräver återkommande korrigeringar
- Integrationer kräver mycket arbete
- Processer saknar stöd i systemet
- Systemet matchar inte verksamhetens tillväxt
- Arbetet sker delvis utanför ERP
Problemformulering
- Vi har samlat konkreta exempel
- Problemen är kopplade till verksamhetens mål
- Vi har en gemensam bild av nuläget
Trygghetsarbete
- Vi har definierat vad som påverkas
- Vi har avgränsat det första steget
- Vi har ställt frågor om leverantörens arbetssätt
Trygghetsarbete
- Ett första analyssteg är valt
- Informationsmängden är avgränsad
- En rekommendation är formulerad
- Ansvarig för nästa steg är utsedd