ERP-projekt team: roller och ansvar som avgör om ni lyckas

INFÖR BYTE AV ERP-SYSTEM

Mirza Omer

Mirza är Konsultchef på TagsIT och hjälper företag att få ut mer av sina affärssystem. Han brinner för att skapa effektiva lösningar som förenklar vardagen och stärker kundens resultat.

Att sätta ihop rätt ERP-projekt team är en av de viktigaste besluten du tar innan implementationen startar. De flesta företag byter ERP-system sällan, och få i organisationen har gjort det förut. Ändå är teamstrukturen en av de starkaste framgångsfaktorerna i hela projektet. Här är vad du behöver veta.

ERP-implementation är inte ett IT-projekt

Den vanligaste missuppfattningen vi möter är att ett ERP-byte primärt är en IT-fråga. I praktiken är det en verksamhetsförändring. Systemet i sig är sällan problemet. Det är hur organisationen förbereder sig, kommunicerar och tar ägarskap som avgör om projektet levererar det förväntade värdet.

Det betyder att teamet du sätter ihop inte bara ska hantera tekniken. Det ska driva förändringen

Roller i ERP-projekt team: vem behöver du ha på plats?

Det finns fyra roller som behöver vara tydligt tillsatta innan projektet startar. Saknas någon av dem skapas luckor i ansvar och kommunikation som ofta kostar tid och pengar att åtgärda i efterhand.

Projektledare

Ansvarar för övergripande styrning, tidsplan och resurser. Den viktigaste egenskapen är förmågan att hålla ett helhetsperspektiv på både det interna teamet och samarbetet med leverantören. Projektledaren är länken mellan ledning, interna processägare och ERP-leverantören, och det är en roll som kräver mandat att fatta beslut.

Processägare

Representerar de affärsprocesser som berörs: ekonomi, projekthantering, logistik, HR eller andra verksamhetsområden. Processägaren säkerställer att systemet konfigureras efter verksamhetens faktiska behov snarare än tekniska standarder.

Superanvändare (Key Users)

Superanvändarna är bryggan mellan leverantörens team och övriga medarbetare. De fördjupar sig i systemets funktionalitet, utbildar kollegor och behöver ha god förståelse för hur processägarnas krav ser ut i praktiken. Utan engagerade superanvändare riskerar kunskapen att stanna hos konsulten och aldrig landa i organisationen.

IT-stöd

Ansvarar för teknisk infrastruktur, integrationer och systemadministration. IT-stödet säkerställer att implementationen hanteras i linje med interna policyer kring lösenord, datalagring och GDPR.nd.

Styrgrupp i ERP-projekt: behövs den och vad ska den fokusera på?

Ja, i de allra flesta fall. En styrgrupp med mandat att fatta strategiska beslut skapar förutsättningar för att projektet förblir förankrat i verksamhetens övergripande mål. Det vi ser fungerar särskilt bra är att projektledaren, eller en annan projektmedlem från kundens sida, sitter med i styrgruppen. Det skapar en röd tråd och gör det svårare för projektet att glida iväg från de prioriteringar som faktiskt är affärskritiska.

Hur ser ett välorganiserat projekt ut i praktiken?

I projekt som fungerar riktigt bra finns det tre gemensamma nämnare:

Roller och ansvar är definierade innan projektet startar, inte under projektets gång.
Det finns etablerade kommunikationsflöden, både internt och mot leverantören, med regelbundna och korta statusmöten.
Ledningsgruppen är involverad, inte som passiv beställare utan som aktiv part som prioriterar och fattar beslut när det behövs.

Dessa förutsättningar låter enkla, men de är ovanligare än man kan tro. De flesta organisationer underskattar hur mycket intern koordinering en ERP-implementation faktiskt kräver.

”Öppen kommunikation, tydliga roller och tillit mellan intern projektgrupp, styrgrupp och leverantör är nyckeln. När detta fungerar blir förändringar smidigare, användarna engagerade och projektet skapar verkligt värde.”

Kommunikation som räddade ett ERP-projekt i kris

Ett av de tydligaste exemplen vi har på hur kommunikation kan vara avgörande gäller ett större byggföretag med hundratals pågående projekt över hela landet. Företaget hade beslutat att byta ERP-system, projekthanteringssystem, tidssystem och ekonomisystem i ett samlat projekt.

Redan efter några veckor var det tydligt att det interna samarbetet inte fungerade. Projektledare, ekonomer och platschefer hade olika syn på vem som ansvarade för vad. Information flöde inte mellan kontor och byggarbetsplatser, vilket skapade felaktiga rapporter och frustration. Hos oss som leverantör fick vi inte tillräcklig information för att sätta upp en demomiljö för kunden att testa sin lösning i.

Istället för att bromsa projektet beslutade vi tillsammans med kundens projektledare att ta tag i kommunikationen direkt. Vi införde tre konkreta åtgärder:

Dagliga kortmöten mellan leverantörens projektteam och kundens processägare för att snabbt identifiera och lösa problem.
En roll- och ansvarsmatris som tydligt visade vem som ägde och levererade varje del av projektet.
En gemensam problemlogg som alla involverade kunde följa i realtid.

Åtgärderna var enkla, men effekten var stor. Projektet kom tillbaka på spår, samarbetet stärktes och organisationen skapade ett engagemang internt som höll hela vägen till go-live.

Få kontroll på ERP-utvärderingen

Många ERP-utvärderingar bromsas av osäkerhet kring vad som ska utredas, hur processen ser ut och vad nästa steg innebär. Jonas Holmberg ger sina råd om hur ni skapar struktur, tydlighet och framåtdrift i arbetet.

”ERP-utvärderingar fastnar sällan på grund av tekniken. De fastnar när organisationen försöker förstå allt samtidigt. Ett tydligt första steg skapar trygghet och öppnar upp för beslut.”
– Jonas Holmberg

Vad skapar mest värde under implementationens gång?

Korta, återkommande möten med tydliga syften slår alltid långa och sällsynta möten. Den kombination som vi ser fungerar bäst är:

Daglig synlighet via korta statusmöten mellan kund och leverantör.
Veckovisa statusuppdateringar för hela projektgruppen.
Processworkshops för att förankra systemkonfigurationer i verksamhetens faktiska behov.
Regelbundna test- och feedbacksessioner med superanvändarna.

Det kräver engagemang av båda parter. Men det är också den typen av investering som gör att man undviker de dyra surpriserna sent i projektet.

Innan du startar: tre frågor att besvara

Om du är CFO, VD eller projektledare och håller på att planera ett ERP-projekt, börja med att besvara dessa tre frågor:

Har vi utsett en projektledare med faktiskt mandat att fatta beslut?
Har vi identifierat processägare i varje berörd verksamhetsdel?
Vet alla i projektet vem de ska vända sig till vid problem?

Om svaret på någon av frågorna är nej är det rätt läge att ta det samtalet nu, inte när projektet redan är igång.

Vi på TagsIT har erfarenhet av att leda och stötta kunder genom hela den här processen. Vi tydliggör roller, etablerar kommunikationsflöden och ser till att förändringen landar i organisationen, inte bara i systemet.

Vill du prata igenom hur ditt team bör se ut? Kontakta oss så berättar vi mer.

Daniel Grundh

VD, TagsIT Solutions

Jakob Fredin

Försäljningschef, TagsIT Solutions

Vill du prata igenom hur ditt team bör se ut?

Kontakta oss så berättar vi mer.

Om TagsIT

Vi hjälper företag inom bygg, fastighet, logistik och projektdriven verksamhet att koppla ihop processer, system och data. För att driva verksamheten med kontroll, tempo och trygghet. Vi är officiella partner till Unit4 ERP/ERPx, Visma NetVisma Net affärssystem, Visma Business NXT och Control Edge.